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索引号 GZ000001/2018-00079 发文字号 荔府办通〔2018〕64号
发布机构 荔波县人民政府 生成日期 2018-05-15 16:54:00
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荔波县人民政府办公室 关于规范档案接收进馆相关工作要求的通知

各乡(镇、街道)、县直机关部门:

为规范档案管理工作,保证全县各单位档案资料完整存放,确保进馆档案的质量,便于今后各类档案的安全保管和利用,促进档案实现规范化、标准化和现代化管理。根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《档案馆工作通则》《贵州省档案条例》的规定,结合我县实际,现就档案接收进馆的标准和程序要求如下:

一、进馆范围

在工作中形成的反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的永久、长期保存价值的档案,一般包括文书档案、专业档案、科技档案、照片档案、录音录像档案、光盘档案等不同门类不同载体的档案。


二、归类要求

1.文书档案要按照《归档文件整理规则》DA/T22-2015和《机关文件材料归档范围和文书档案管理保管期限》执行。

科技档案要按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》执行。

各类专业(专门)档案要按照国家档案局有关专业主管机关共同制定的标准执行。照片档案要按照《照片档案管理规范》执行。电子档案要按照《电子文件归档与管理规范》执行。

2.单位撤销或者合并的,由承担职能和档案代管部门负责整理和移交。

3.破产企业和转制企业的档案应当由主管部门负责整理和移交。

三、进馆标准

1.案卷级质量规范要求:组卷合理,内目抄写条文齐全不漏落,装订规范无掉落张页,封面填写规范,案卷标题反映作者、问题、文种并将字数控制在50字左右,卷皮符合国家规定要求,档号填写规范并与已进馆档案衔接,保管期限划分准确。

2.文件级质量规范要求:归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。整理归档的文件所使用的书写材料、纸张、装订等应符合档案保护要求,编号正确,编目规范,保管期限划分准确。

3.检索工具:案卷级移交全引目录、机读目录及分类大纲;文件级移交归档文件目录、机读目录及分类大纲。

4.档案数据移交:根据省、州要求,2000年(含2000年)以后的档案,移交纸质档案时必须有录入系统的档案目录数据,2015年以后的档案,移交纸质档案时必须有录入系统的档案目录数据和档案全文扫描数据,此项工作计入本年度档案行政执法检查分值。

四、进馆要求

1.各单位在向县档案馆移交档案时,要认真核对每一份档案资料的齐全完整,坚决杜绝单位或个人私自截留、转移和销毁档案资料的现象发生。

2.档案移交进馆,要事先与县县档案局(馆)联系,经档案业务人员和档案接收人员验收合格后方能移交进馆。不符合要求的,要重新整理,合格后才能移交。

3.接收档案双方必须根据移交目录清点核对,并在交接文据上签字盖章,移交文据一式二份,其中一份由移交单位保存,一份由档案局(馆)保存。

4.对不按要求向县档案馆移交档案的,将依据《中华人民共和国档案法》《贵州省档案工作条例》及有关规定,依法追究有关单位领导和当事人的相关责任。


                                                      荔波县人民政府办公室

                                                          2018年5月15日